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Porque é que a sua empresa precisa de listas de verificação (checklists)?

Tomámos os restaurantes como exemplo para este artigo, mas a utilização de listas de verificação (checklists) é universal e pode ser aplicada em qualquer esfera (por exemplo, estúdios de beleza ou barbearias, hotéis, lojas). Neste artigo, pode encontrar ideias para utilizar no seu negócio.
É frequente ouvirmos dizer que o negócio da restauração tem tudo a ver com criatividade, ideias, conceitos, etc. No processo de criatividade, nascem belos restaurantes e pratos deliciosos em doses criativas. Mas a criatividade nunca se tornará um negócio sem um sistema. O negócio é um sistema. E tem de o construir se estiver determinado a trabalhar de forma eficiente e a obter bons resultados.

Já alguma vez lhe aconteceu repetir algo a um empregado pela centésima vez, mas o resultado é sempre o mesmo, ou melhor, a sua ausência? Ou reparou que, ao executar uma tarefa conhecida, os empregados cometem os mesmos erros? Se sim, está na altura de implementar ferramentas de gestão e controlo - as listas de verificação.

O que é uma lista de verificação (checklist)

Uma lista de verificação é uma lista de pontos de controlo utilizados para verificar a conformidade de um determinado empregado, processo ou sala com as normas do restaurante. Pode ser a verificação das condições sanitárias e técnicas do restaurante, a verificação dos conhecimentos dos empregados de mesa, a verificação do cumprimento das normas de serviço e muito mais. Ao assinalar os itens da lista, o empregado pode ficar a conhecer o estado/correção dessa tarefa. Os resultados dessas listas de verificação resultam normalmente numa pontuação para os restaurantes, o que pode ter um impacto tangível nos bónus dos empregados.

A importância das listas de verificação não pode ser sobrestimada. Por muito experiente que um empregado seja, na pressa pode facilmente esquecer-se de um pormenor importante, o que durante o dia lhe pode pregar uma partida de mau gosto e prejudicar o restaurante.

As listas de verificação podem ser utilizadas em diferentes departamentos e para diferentes processos: existem listas de verificação para empregados de mesa, cozinheiros, gestores, etc.

Benefícios da utilização de listas de verificação

  • Estruturação da informação na mente do colaborador. Ao escrever as acções necessárias, o colaborador tem automaticamente uma sequência clara de tarefas e está mais atento;

  • O colaborador compreende exatamente o que se espera dele e os critérios de avaliação do resultado são muito claros desde o início;

  • Maior rapidez na formação de novos colaboradores e no desenvolvimento de competências. Não é necessário repetir muitas vezes a sequência de operações. É suficiente dar um breve briefing e uma lista de verificação para o trabalho independente;

  • Resultados elevados, reduzindo o número de erros. Tal como referido no início do artigo, as listas de verificação ajudam a evitar furos e erros devidos a desatenção;

  • Minimização do fator humano no trabalho do sistema;

  • Intercambialidade dos funcionários.

Regras para a elaboração de listas de verificação de trabalho

Um ponto de controlo - uma operação.
Os pontos de controlo são as operações mínimas completas. O que é que isso significa?
Alinhar as mesas numa fila e limpar as mesas são duas operações diferentes e não devem ser escritas na mesma linha.

É por isso que são apresentadas como pontos de controlo separados:
  • As mesas estão alinhadas de acordo com a disposição da sala;
  • As mesas estão limpas, as pernas da mesa estão enceradas e não há objectos estranhos debaixo do tampo da mesa.

O nível de pormenor da lista de verificação do seu restaurante depende da natureza das tarefas que inclui. É importante encontrar um equilíbrio entre fornecer detalhes suficientes para garantir que as tarefas sejam compreendidas e concluídas corretamente, mas não tanto que a lista de verificação se torne demasiado complexa e demorada.

Os itens devem ser sempre escritos de forma afirmativa.
O objetivo da lista de verificação é verificar a prontidão, por isso é melhor escrever os itens na afirmativa como acções já concluídas: “mesas limpas”. Compare a redação: “limpar as mesas” e “as mesas estão limpas”. A segunda opção exige mais responsabilidade, porque indica o resultado e não a intenção de fazer algo que pode ser esquecido.

Não misture todos os processos numa única lista de verificação sem dimensão.
É preferível elaborar uma lista de verificação separada para cada área de responsabilidade ou processo: para a preparação do restaurante para funcionar como um todo (sala, pessoal), para a área de produção, para o bar, para verificar a disponibilidade de todos os documentos necessários, etc.

Aplicação eficaz das listas de verificação

  • Teste e ajustamento.
Uma vez elaborada a lista de verificação, percorrer virtualmente todos os itens com o trabalhador. Completar o que faltou. Colocar os itens na ordem correcta. Efetuar revisões. Não se esqueça de fazer alterações quando o design muda, as áreas são reorganizadas, o mobiliário é reorganizado e as regras mudam.

  • Formatação.
A lista de verificação deve ter um aspeto esteticamente agradável e prático, um formato e tamanho convenientes e organizados, para que seja agradável trabalhar com ela.

  • Fácil acesso.
Se utilizar uma versão em papel, prepare listas de verificação impressas suficientes para uma semana. Disponibilize estes documentos aos empregados para que possam ser facilmente impressos quando precisarem deles. Imprima a lista resultante como uma folha de cálculo (se a lista de verificação for preenchida todos os dias).

  • Acompanhamento diário sistemático por parte do diretor do restaurante e dos proprietários. Demonstração do valor da ferramenta;

  • Utilizar listas de verificação digitais para restaurantes
Pode encontrar muitas aplicações de listas de verificação no mercado. Algumas têm versões gratuitas que podem ser utilizadas.

Gostamos da solução connecteam, que tem 10 empregados por equipa e se adapta à maioria dos restaurantes de pequena/média dimensão. Pode criar várias equipas - por exemplo, uma equipa de empregados de mesa e uma equipa de cozinha, alargando assim o limite de 10 empregados.

As listas de verificação funcionam e produzem resultados quando:

1. As listas de verificação são desenvolvidas diretamente com a participação dos empregados (aqueles que são monitorizados pelas listas de verificação);
2. Existe um controlo sistemático e diário por parte do gestor;
3. Existe um controlo sistemático por parte do proprietário;
4. Existe uma ligação entre a parte do bónus do salário e as listas de verificação.

Exemplos de listas de verificação

  • Lista de verificação para operações de restauração;
  • Lista de verificação da cozinha;
  • Lista de verificação do bar;
  • Lista de verificação do encerramento de um restaurante;
  • Lista de verificação para verificar o estado técnico de um restaurante.
A cuidar de si e do seu negócio,

Equipa Bill e Tip.

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