Tomámos os restaurantes como exemplo para este artigo, mas a utilização de listas de verificação (checklists) é universal e pode ser aplicada em qualquer esfera (por exemplo, estúdios de beleza ou barbearias, hotéis, lojas). Neste artigo, pode encontrar ideias para utilizar no seu negócio.
É frequente ouvirmos dizer que o negócio da restauração tem tudo a ver com criatividade, ideias, conceitos, etc. No processo de criatividade, nascem belos restaurantes e pratos deliciosos em doses criativas. Mas a criatividade nunca se tornará um negócio sem um sistema. O negócio é um sistema. E tem de o construir se estiver determinado a trabalhar de forma eficiente e a obter bons resultados.
Já alguma vez lhe aconteceu repetir algo a um empregado pela centésima vez, mas o resultado é sempre o mesmo, ou melhor, a sua ausência? Ou reparou que, ao executar uma tarefa conhecida, os empregados cometem os mesmos erros? Se sim, está na altura de implementar ferramentas de gestão e controlo - as listas de verificação.
O que é uma lista de verificação (checklist)
Uma lista de verificação é uma lista de pontos de controlo utilizados para verificar a conformidade de um determinado empregado, processo ou sala com as normas do restaurante. Pode ser a verificação das condições sanitárias e técnicas do restaurante, a verificação dos conhecimentos dos empregados de mesa, a verificação do cumprimento das normas de serviço e muito mais. Ao assinalar os itens da lista, o empregado pode ficar a conhecer o estado/correção dessa tarefa. Os resultados dessas listas de verificação resultam normalmente numa pontuação para os restaurantes, o que pode ter um impacto tangível nos bónus dos empregados.
A importância das listas de verificação não pode ser sobrestimada. Por muito experiente que um empregado seja, na pressa pode facilmente esquecer-se de um pormenor importante, o que durante o dia lhe pode pregar uma partida de mau gosto e prejudicar o restaurante.
As listas de verificação podem ser utilizadas em diferentes departamentos e para diferentes processos: existem listas de verificação para empregados de mesa, cozinheiros, gestores, etc.
A importância das listas de verificação não pode ser sobrestimada. Por muito experiente que um empregado seja, na pressa pode facilmente esquecer-se de um pormenor importante, o que durante o dia lhe pode pregar uma partida de mau gosto e prejudicar o restaurante.
As listas de verificação podem ser utilizadas em diferentes departamentos e para diferentes processos: existem listas de verificação para empregados de mesa, cozinheiros, gestores, etc.
Benefícios da utilização de listas de verificação
- Estruturação da informação na mente do colaborador. Ao escrever as acções necessárias, o colaborador tem automaticamente uma sequência clara de tarefas e está mais atento;
- O colaborador compreende exatamente o que se espera dele e os critérios de avaliação do resultado são muito claros desde o início;
- Maior rapidez na formação de novos colaboradores e no desenvolvimento de competências. Não é necessário repetir muitas vezes a sequência de operações. É suficiente dar um breve briefing e uma lista de verificação para o trabalho independente;
- Resultados elevados, reduzindo o número de erros. Tal como referido no início do artigo, as listas de verificação ajudam a evitar furos e erros devidos a desatenção;
- Minimização do fator humano no trabalho do sistema;
- Intercambialidade dos funcionários.
Regras para a elaboração de listas de verificação de trabalho
Um ponto de controlo - uma operação.
Os pontos de controlo são as operações mínimas completas. O que é que isso significa?
Alinhar as mesas numa fila e limpar as mesas são duas operações diferentes e não devem ser escritas na mesma linha.
É por isso que são apresentadas como pontos de controlo separados:
- As mesas estão alinhadas de acordo com a disposição da sala;
- As mesas estão limpas, as pernas da mesa estão enceradas e não há objectos estranhos debaixo do tampo da mesa.
O nível de pormenor da lista de verificação do seu restaurante depende da natureza das tarefas que inclui. É importante encontrar um equilíbrio entre fornecer detalhes suficientes para garantir que as tarefas sejam compreendidas e concluídas corretamente, mas não tanto que a lista de verificação se torne demasiado complexa e demorada.
Os itens devem ser sempre escritos de forma afirmativa.
O objetivo da lista de verificação é verificar a prontidão, por isso é melhor escrever os itens na afirmativa como acções já concluídas: “mesas limpas”. Compare a redação: “limpar as mesas” e “as mesas estão limpas”. A segunda opção exige mais responsabilidade, porque indica o resultado e não a intenção de fazer algo que pode ser esquecido.
Não misture todos os processos numa única lista de verificação sem dimensão.
É preferível elaborar uma lista de verificação separada para cada área de responsabilidade ou processo: para a preparação do restaurante para funcionar como um todo (sala, pessoal), para a área de produção, para o bar, para verificar a disponibilidade de todos os documentos necessários, etc.
Aplicação eficaz das listas de verificação
- Teste e ajustamento.
- Formatação.
- Fácil acesso.
- Acompanhamento diário sistemático por parte do diretor do restaurante e dos proprietários. Demonstração do valor da ferramenta;
- Utilizar listas de verificação digitais para restaurantes
Gostamos da solução connecteam, que tem 10 empregados por equipa e se adapta à maioria dos restaurantes de pequena/média dimensão. Pode criar várias equipas - por exemplo, uma equipa de empregados de mesa e uma equipa de cozinha, alargando assim o limite de 10 empregados.
As listas de verificação funcionam e produzem resultados quando:
1. As listas de verificação são desenvolvidas diretamente com a participação dos empregados (aqueles que são monitorizados pelas listas de verificação);
2. Existe um controlo sistemático e diário por parte do gestor;
3. Existe um controlo sistemático por parte do proprietário;
4. Existe uma ligação entre a parte do bónus do salário e as listas de verificação.
Exemplos de listas de verificação
- Lista de verificação para operações de restauração;
- Lista de verificação da cozinha;
- Lista de verificação do bar;
- Lista de verificação do encerramento de um restaurante;
- Lista de verificação para verificar o estado técnico de um restaurante.
A cuidar de si e do seu negócio,
Equipa Bill e Tip.
Para saber mais sobre o sistema de gorjetas Bill&Tip ou solicitar uma consulta à nossa equipa, basta seguir esta ligação.
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